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L’assemblée générale constitue une condition sine qua non dans le bon fonctionnement d’une société. En effet, celle-ci est une occasion pour constater la bonne gestion ou non de l’entreprise. Cette gestion se remarque par les résultats des comptes annuels de celle-ci. De ce fait, les membres pourront échanger leur opinion et apporter des solutions pour orienter le futur de l’entreprise. Ainsi, l’élection de cette assemblée ne doit pas être faite à la légère. Pourtant, la situation sanitaire actuelle rend cette élection difficile. Mais heureusement, les votes à distances sont là pour simplifier cette étape.
Modalités d’organisation d’un vote à distance pour une assemblée générale
D’après les articles L.225-107, L.225-103-1, R.225-61 du Code de commerce, le vote d’une assemblée générale (AG) peut se faire à distance. Mais avant cette élection, cette assemblée doit avoir en sa possession un formulaire d’approbation. Ce formulaire est demandé à la société au plus tard 6 jours avant l’élection. Il comprend un document unique sur le formulaire de vote à distance et la formule de procuration. Les mentions à indiquer ainsi que les documents annexés sont régis par l’article R.225-76 du Code de commerce. Par ce fait, les actionnaires d’une société peuvent voter à distance par visioconférence ou via des systèmes de télécommunication. Pour se faire, la société doit utiliser un site consacré uniquement à ce vote. Ce portail doit avoir des caractéristiques techniques qui permettent de reconnaître les participants et de leur communiquer les résultats du vote.
En ce sens, une ordonnance publiée le 2 décembre 2020 autorise aussi le vote à distance d’une assemblée générale. Cette décision est prise à cause de la situation sanitaire actuelle. Et pour que les électeurs puissent y participer, ils doivent se connecter en visioconférence ou en audioconférence. Ces électeurs doivent quand même s’enregistrer auprès de la personne responsable de l’élection pour preuve de leur participation. D’ailleurs, cette personne est responsable de cette présence et de tous les aspects techniques de l’élection.
Notions d’une assemblée générale
La situation sanitaire actuelle n’exclut pas l’organisation d’une élection en assemblée générale. Cette dernière est très importante pour le quotidien d’une entreprise. Elle permet notamment de voter des sujets importants comme le budget, les statuts de l’entreprise, les membres du conseil d’administration. C’est pour toutes ces raisons que ce vote doit impérativement se faire. Et malgré le confinement, elle doit se faire dans les bonnes conditions qui soient.
Mais auparavant, il est quand même utile d’avoir quelques notions sur les assemblées générales. Ainsi, ces assemblées se divisent en deux types très distincts. Il s’agit des assemblées générales ordinaires et extraordinaires. En ce qui concerne la session ordinaire, c’est une grande occasion pour traiter des sujets très importants concernant la société. Il s’agit d’étudier les évolutions d’une entreprise. Pour cela, il vous faut établir un budget prévisionnel pour toutes vos activités. Ensuite, on doit renouveler les instances dirigeantes si cela est nécessaire. Et la plus importante est de confirmer les comptes de votre société et de reconnaître ou non leur bonne gestion. Ce sont les dirigeants de ces comptes qui sont responsables de cette dernière. De l’autre côté, la session extraordinaire considère surtout l’exclusion des membres, la modification des statuts et de l’objet social, ainsi que l’achat d’un bien immobilier. Elle peut aussi prendre la décision de stopper définitivement une des activités de l’entreprise si cela est nécessaire. L’enjeu est d’assurer un meilleur avenir pour la société. D’où, la nécessité de mettre en place des votes, même si elles doivent se faire à distance.
Mise en place d’une élection AG à distance
La loi de 1901 stipule clairement la liberté totale d’organiser des assemblées générales. Il ne vous reste plus qu’à déterminer les règles de fonctionnement. Ces règles vous garantiront une cohésion totale de l’élection et un gain de temps considérable. La première chose à faire est de définir l’ordre du vote. Il s’agit ici des documents qui définissent le motif et le sujet du vote. Ces documents sont la plupart du temps accompagnés d’une convocation officielle précisant la date, le lieu et l’heure de l’AG. Ils énoncent aussi les personnes à l’origine de cette convocation, et bien sûr la signature du Président de l’AG.
La deuxième chose à faire est de s’assurer du bon déroulement du vote et qu’il se fasse sans encombrement. Il faut donc rappeler aux électeurs les règles de base pour simplifier le vote. Vous pouvez aussi leur expliquer les gestes à faire pour approuver ou non leur choix. Et pour terminer, la dernière chose à faire est de s’assurer de la sécurité des votes et de leurs délibérations. Pour cela, le choix du vote électronique est fondamental. Il repose surtout sur la sécurité et la confidentialité de l’élection. De la sorte, vous garantirez ainsi la protection des votes et des données des participants. En ce sens, la sécurité informatique du vote doit être inviolable. L’outil choisi pour l’élection doit aussi assurer l’identification des adhérents à travers un mot de passe personnel. Tout cela a pour but d’éviter les usurpations des identités. Bref, le vote d’AG est non seulement nécessaire, mais il est aussi possible à distance. Il convient donc de poursuivre les votes, même si cela se fait de loin. La solution de vote à distance est ainsi le mieux adaptée aux besoins d’une assemblée générale.
Les bons outils à utiliser
Le confinement a donné naissance à de nombreux outils de visioconférence par le biais du télétravail. Le choix est donc très large et il s’avère difficile de se pencher sur l’outil approprié pour une assemblée générale. Ce choix se base surtout sur la simplicité et l’accessibilité. De ce fait, les participants ainsi que l’organisateur seront à l’aise pour l’utiliser. Pour ce faire, vous pourrez opter pour un outil directement en ligne comportant des fonctionnalités classiques.
Pour vos élections, vous pouvez peut-être choisir Voxaly. Spécialiste des assemblées générales à distance, il peut vous proposer une solution qui répond tout à fait à tous vos besoins. Pour cela, Voxaly offre la mise en place d’un site multi-support permettant la validation des résultats en toute sécurité. Ou pourquoi pas Euro vote, Google meet ou Slack pour plus de sécurité et de confidentialité ? Il y a aussi Quizz Yourself qui est facile à prendre en main et donne la possibilité de faire des sondages en toute sécurité. Si vous souhaitez encore plus de professionnalisme, Limesurvey peut peut-être vous aider pour comptabiliser les voix de façon plus technique. Easy Quorum constitue aussi un outil professionnel qui permet de gérer les votes à distance de l’AG. Il peut être utilisé par quelques votants jusqu’à plusieurs centaines. Ce type de vote est utilisé en assemblée générale par des sociétés, des collectivités ou des associations. Les participants se connectent à partir des identifiants qui leur sont communiqués par les responsables du scrutin. Ensuite, ils peuvent prendre part au débat pour exprimer leurs votes par la suite. Ces derniers doivent juste suivre des règles en fonction de leur statut respectif. Si vous optez pour des outils gratuits, vous pouvez alors choisir Klaxoon, Framavox, Democracyos. Autant d’outils pour le bon déroulement de votre élection en assemblée générale.
Cependant, pour bien choisir l’outil de vote électronique d’une assemblée générale, quelques éléments sont à prendre en compte. Il s’agit du prix, de ses limites, de sa flexibilité et de son accessibilité. Il convient d’ajouter à tout ceci une intégrité totale. En effet, l’une des choses les plus importantes pour une élection est la protection du votant et de son vote. Ceci est une obligation que l’organisateur doit bien respecter. En ce qui concerne l’accessibilité, ceci s’adresse surtout aux personnes moins habituées aux technologies. L’outil choisi ne doit pas nécessiter de compétences particulières pour s’y connecter. Il doit être simple et facile à accéder. Si vous désirez reproduire le déroulé de l’élection, vous pouvez opter pour le vote en direct. En effet, si l’AG fait voter des adhérents pour une élection, l’outil doit savoir ouvrir et clôturer les scrutins sur demande. C’est pareil pour la mise à disposition immédiate des résultats.
En outre, vous devez aussi choisir un outil de visioconférence pour que chaque participant puisse échanger et discuter en direct. Optez donc pour des outils qui permettent de se connecter facilement à une visioconférence. Cependant, faites attention pour que les adhérents aient moins de logiciels et de navigateur internet à gérer. Un petit plus si l’outil offre une fonctionnalité qui permet de voter par SMS, vous pouvez conserver la visioconférence. Pour ce faire, vous pouvez la capturer en plein écran de votre ordinateur. Pour la personne qui utilise un téléphone mobile, il peut voter directement comme si celui-ci était un boitier de vote.
Dans la mesure du possible, tentez de toujours enregistrer vos échanges pour empêcher des conflits futurs. Vous pouvez le faire par capture d’écran en visioconférence. Ceci est très important pour prendre la bonne décision si le vote est très serré.