Chaque année, une association organise au moins une assemblée générale. Il s’agit, en effet, d’un moment important lors duquel les membres se réunissent afin de discuter de la gestion de l’association. Approbation des comptes, rédaction ou modification des statuts, présentation des affaires en cours, telles sont les questions qui peuvent être abordées lors d’une assemblée générale d’association. À la fin de chaque AG, un procès-verbal est également édité afin de garder une trace écrite des décisions prises lors de l’assemblée.
Quelle signature doit figurer sur le procès-verbal d’une assemblée générale d’association ?
Dans l’optique de garantir l’authenticité du document, le procès-verbal d’une assemblée générale d’association doit être signé. En principe, les signataires du PV sont désignés dans les statuts juridiques de l’association.
Dans le cas où les statuts ne font pas mention de cette information, ou encore dans le cas où l’association concernée est reconnue par l’utilité publique, ce sont le président et le secrétaire de l’association qui doivent apposer leur signature en bas du document. Si ces derniers sont absents, des personnes de rang équivalent appartenant à l’association peuvent procéder à la signature du PV.
Dans ce sens, les tribunaux acceptent que le ou les vice-président(s) de l’association signe(nt) le document à la place du président. La signature du secrétaire, quant à elle, peut être remplacée par celle du trésorier de l’association.
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Que se passe-t-il une fois le procès-verbal signé ?
Une fois signé et authentifié, le procès-verbal d’une assemblée générale d’association devient un document important, et ce, à plusieurs titres. En effet, ce document possède une valeur juridique. Ainsi, il peut servir de preuve essentielle en cas de litige en justice. Il sert également de document informatif pour les membres qui n’ont pas pu assister à l’assemblée.
À cet effet, il est recommandé de classer et d’archiver ce document dans un registre des PV de l’association. Le procès-verbal doit également être conservé dans un endroit facilement accessible aux adhérents de l’association afin qu’ils puissent le consulter si besoin.
À noter que si un membre ou un associé de l’association a besoin du PV pour n’importe quelle raison, il peut obtenir une photocopie du document. Toutefois, pour cela, il doit bénéficier de l’autorisation de la personne compétente au sein de l’association. Cette dernière doit aussi apposer sa signature sur la copie du PV afin que celle-ci soit recevable auprès des autres institutions.
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