Consulter le compte rendu d’une assemblée générale d’association

Le compte rendu, comme son nom l’indique, relate les événements importants ainsi que les points essentiels discutés au cours d’une assemblée générale d’association. Servant de document de référence, il est la preuve d’une bonne gestion de l’association. De nombreuses questions se posent ainsi sur l’importance de ce document. Est-il obligatoire d’en établir un ? Quelle est la valeur d’un compte rendu d’assemblée générale d’association ? Quelles démarches entreprendre pour consulter le document ? Ci-suit les réponses à ces interrogations.

Compte rendu d’une assemblée générale d’association : de quoi s’agit-il ?

Le compte rendu est un document rédigé, soit par le secrétaire de séance, soit par le président de la séance, à la fin d’une assemblée générale d’association. Il retranscrit les grandes lignes de l’assemblée ainsi que l’ensemble des décisions prises au cours de celle-ci. 

Il convient de noter que l’établissement d’un compte rendu à chaque assemblée générale, ordinaire ou non, n’est pas obligatoire. Plus précisément, il n’existe aucune obligation légale imposant aux associations de créer ce type de document. Toutefois, si les statuts juridiques de l’association ou encore les règlements intérieurs l’exigent, la rédaction d’un compte rendu devient alors inévitable. Tel est également le cas pour certaines associations, comme celles reconnues d’utilité publique.

Quelle différence y a-t-il entre un compte rendu et un procès-verbal ?

Au premier abord, un compte rendu ainsi qu’un procès-verbal d’assemblée générale d’association peuvent s’avérer identiques. En effet, les deux documents portent tous sur le fonctionnement de l’association. Il s’agit également de documents récapitulant les grands points de la séance.

Toutefois, il faut savoir qu’en pratique, ces deux documents se révèlent différents l’un de l’autre ; une différence qui se situe notamment au niveau de leur valeur. En effet, en termes de valeur juridique, seul un procès-verbal rigoureusement rédigé et contenant les mentions obligatoires, peut servir de preuve recevable en cas de litige. Le compte rendu, quant à lui, est un document élaboré à titre indicatif et ne dispose que d’une valeur informative. En d’autres termes, le compte rendu est créé pour une utilisation en interne et dans le but d’informer les personnes ou organes qui n’ont pas pu assister à l’assemblée générale. 

À noter que malgré le fait que le compte rendu ne dispose d’aucune utilité juridique, il est recommandé de ne pas négliger sa rédaction. En effet, ce document permet d’attester le bon fonctionnement et une bonne organisation de l’association. D’ailleurs, une absence de compte rendu peut porter atteinte à l’association et entraîner, dans certains cas, la nullité d’une décision ou de l’assemblée générale. Cela peut aussi nuire à l’image du bureau devant les partenaires, les donateurs ou encore la justice. 

Que doit contenir un compte rendu ? 

Pour la rédaction du compte rendu, l’association peut s’appuyer sur différents modèles personnalisables disponibles sur le web. À noter qu’il n’existe pas de format spécifique qu’il faut obligatoirement respecter. Toutefois, le rédacteur doit indiquer quelques informations essentielles comme : 

• Les informations relatives à l’association : nom et adresse du siège social ;
• Les informations relatives à l’assemblée générale : nature, date, lieu, heure de début et heure de fin de la séance ;
• L’ordre du jour ;
• Les détails du quorum : nombre de personnes présentes et nombre de personnes représentées ;
• Les documents présentés lors de l’assemblée : convocation, feuille de présence et rapports divers ;
• Les détails des sujets abordés et des débats ;
• Les détails des élections : résolutions présentées au vote, système de vote utilisé et résultats du scrutin.

Le document doit ensuite être paraphé par la personne chargée de la rédaction (secrétaire ou président de la séance).

Il convient de préciser que contrairement au procès-verbal, le compte rendu n’a pas besoin d’être soumis à l’approbation des participants à l’assemblée générale.

Quelles sont les procédures à suivre pour consulter le compte rendu d’une assemblée générale d’association ?

Les membres, les dirigeants ainsi que les partenaires de l’association sont en droit de consulter à tout moment le compte rendu d’une assemblée générale d’association. À cet effet, le document doit rester accessible à tout moment. Pour ce faire, une fois la rédaction du document terminée, le compte rendu doit être mis à la disposition de tous : 

• Soit par voie d’affichage, c’est-à-dire par l’intermédiaire d’une affiche dans les locaux de l’association ;
• Soit par e-mail à destination des adhérents et des personnes en droit de connaître le déroulement de l’assemblée ;
• Soit par courrier ;
• Soit au sein d’une archive accessible par tous.

À noter qu’il n’existe pas de délai de diffusion légal à respecter en ce qui concerne la mise à disposition du compte rendu. La diffusion peut ainsi se faire à n’importe quel moment après la tenue de l’assemblée générale.

En ce qui concerne la conservation, comme le compte rendu fait partie des documents relatant le fonctionnement de l’association, celle-ci dispose ainsi d’une durée de conservation minimale de 5 ans, tant sous un format numérique que papier. Tout au long de ce délai de conservation, l’accès au compte rendu doit demeurer facile pour tous.