La rédaction du procès-verbal marque souvent le début de la fin d’une assemblée générale d’association, que celle-ci soit de type ordinaire ou extraordinaire. À titre de rappel, ce document renferme la transcription écrite des moments forts de la réunion ainsi que des points essentiels à retenir sur les résolutions prises au cours de celle-ci. Outre le rôle informatif du PV, il convient de préciser que ce document possède une importante valeur juridique, ce qui le rend recevable en tant que preuve lors d’un litige. Mais pendant combien de temps une association peut-elle conserver un tel document ? Ci-dessous les réponses.
Délai de conservation d’un PV d’assemblée générale d’association
Les procès-verbaux d’assemblées générales font partie des documents concernant la gestion et le fonctionnement de l’association. Selon les dispositifs légaux, une association peut conserver ce type de document pendant une durée de 5 ans minimum.
À noter que sont considérés comme des documents relatifs au fonctionnement d’une association :
- Les feuilles d’émargement ;
- Les convocations de l’AG ;
- Les bilans d’activités ;
- Les différents rapports réalisés par le commissaire aux comptes.
À l’instar du PV d’assemblée générale d’association, ces documents sont ainsi à conserver pendant au moins 5 ans.
Quid des autres documents de l’association ?
À part les procès-verbaux et autres documents en rapport avec son fonctionnement, une association doit également conserver d’autres types de documents qui prouvent l’existence d’un droit ou d’une obligation. Pour leur durée de conservation, elle varie en fonction de la nature des documents.
- Documents concernant l’existence de l’association (création, copie du dossier de déclaration déposé à la préfecture, témoin de parution, etc.) : à conserver tout au long de l’existence de l’association ;
- Documents financiers : 10 ans minimum ;
- Documents fiscaux : 6 ans minimum ;
- Documents sur les personnels de l’association : entre 1 à 5 ans selon le type de document ;
- Documents sur les locaux de l’association : à partir de 1 an jusqu’à un délai de conservation illimité en fonction de la nature des documents.
En ce qui concerne les documents contenant des informations personnelles sur les adhérents de l’association, il faut savoir que ceux-ci ne peuvent pas être conservés à la suite de leur démission et de leur radiation. Toutefois, si les membres donnent leur accord, l’association est en droit de garder ce type de document.
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